1. Wybierz źródło finansowania
W ramach Europejskiej Współpracy Terytorialnej 2014-2020 będą realizowane trzy typy programów: transgraniczne, transnarodowe i międzyregionalny.
Polska będzie uczestniczyć w siedmiu programach transgranicznych, dwóch transnarodowych: Region Morza Bałtyckiego oraz Europa Środkowa oraz w programie międzyregionalnym INTERREG EUROPA.
- Programy transgraniczne służą przede wszystkim budowaniu więzi łączących społeczności po obu stronach granicy. Ich realizacja służy wzmocnieniu współpracy poprzez wzrost liczby wspólnych inicjatyw dotyczących między innymi ochrony środowiska, rozbudowy infrastruktury, wymiany kulturalnej, czy wzajemnych kontaktów młodzieży.
- Programy transnarodowe (Region Morza Bałtyckiego oraz Europa Środkowa) umożliwiają współpracę w ramach ściśle określonych obszarów geograficznych. Programy te pozwalają przezwyciężać wyzwania o znaczeniu ponadregionalnym i lepiej wykorzystywać potencjały współpracujących regionów.
- Program międzyregionalny (INTERREG EUROPA) pozwala na unowocześnienie polityk regionalnych oraz efektywniejsze i lepiej skoordynowane wykorzystanie środków unijnych przede wszystkim w programach regionalnych oraz krajowych. Umożliwia współpracę partnerów z UE, Norwegii, Szwajcarii.
Programy Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa
Europejska Polityka Sąsiedztwa (EPS), zainaugurowana w 2004 r., jest polityką Unii Europejskiej skierowaną do państw sąsiadujących nieobjętych obecnie perspektywą członkostwa.
Podstawą prawną funkcjonowania EPS jest art. 8 Traktatu o Unii Europejskiej, zgodnie z którym „Unia rozwija szczególne stosunki z państwami z nią sąsiadującymi, dążąc do utworzenia przestrzeni dobrobytu i dobrego sąsiedztwa, opartej na wartościach Unii i charakteryzującej się bliskimi i pokojowymi stosunkami opartymi na współpracy".
W latach 2014-2020 planowane jest utworzenie dwóch programów wzdłuż wschodniej granicy Polski:
- Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina (PL-BY-UA),
- Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Rosja (PL-RU).
2. Znajdź partnera zagranicznego
W przypadku programów transgranicznych projekt tworzy co najmniej dwóch partnerów z sąsiadujących krajów. W programach transnarodowych i międzyregionalnym w projekty muszą być zaangażowani partnerzy z co najmniej trzech państw, z których co najmniej dwa są państwami członkowskimi Unii Europejskiej. Partnera zagranicznego można znaleźć:
- wykorzystując posiadane kontakty (np. miasta partnerskie, udział w sieci współpracy, inne projekty międzynarodowe, współpraca instytucjonalna itp.);
- korzystając z baz danych na stronach wspólnych sekretariatów (WS);
- biorąc udział w forach poszukiwania partnerów organizowanych przez WS;
- korzystając z bezpośredniej pomocy WS i krajowych punktów kontaktowych w poszukiwaniu partnerów.
Partnerzy ustalają między sobą, który spośród nich będzie tzw. partnerem wiodącym. Zasady koordynacji i szczegółowy podział obowiązków w projekcie określa porozumienie podpisywane między partnerami zawierające szczegółowy podział zadań, prawa i obowiązki, sposób finansowania oraz terminy (Instytucja Zarządzająca przedstawia wytyczne wskazujące minimalny zakres porozumienia). Na partnerze wiodącym spoczywa największa odpowiedzialność, dlatego przy jego wyborze należy wziąć pod uwagę zasoby kadrowe, finansowe i instytucjonalne poszczególnych partnerów, które są niezbędne do koordynowania realizacji międzynarodowego projektu. To partner wiodący refunduje pozostałym partnerom w projekcie środki unijne. Robi to na podstawie zawartej Umowy o dofinansowanie, której postanowienia gwarantować powinny należyte zarządzanie środkami przeznaczonymi na projekt, włącznie z warunkami zwrotu nienależnych płatności. Pozostali partnerzy biorą na siebie odpowiedzialność za realizację określonej części projektu, w tym za ewentualne nieprawidłowości w zakresie zadeklarowanych przez siebie wydatków ponoszonych w celu realizacji projektu.
Dodatkowym udogodnieniem wypracowanym w ramach prowadzenia współpracy międzynarodowej mogą okazać się europejskie ugrupowania współpracy terytorialnej (EUWT). Narzędzie to pozwala na zakładanie sformalizowanych partnerstw posiadających osobowość prawną, przez instytucje z państw UE (możliwy jest również udział instytucji spoza UE). EUWT mogą realizować projekty w programach EWT w partnerstwie z innym podmiotami lub samodzielnie jako jedyni beneficjenci. Dowiedz się więcej o Europejskich Ugrupowaniach Współpracy Terytorialnej.
3. Stwórz projekt
Pierwszym krokiem do realizacji projektu w ramach Europejskiej Współpracy Terytorialnej powinno być zapoznanie się z podstawowymi założeniami programów. Pozwoli to określić możliwości jakie one stwarzają. Źródła informacji o programach to:
- strony internetowe prowadzone przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju (informacje w języku polskim) oraz Wspólnego Sekretariatu (informacje w językach programów);
- spotkania informacyjne i szkolenia organizowanych przez Wspólny Sekretariat;
- dokumenty programowe, w tym podręczniki dla wnioskodawców i zasady naborów wniosków.
Pomysł na projekt można skonsultować ze Wspólnym Sekretariatem. Wniosek o dofinansowanie składany jest w języku/ach obowiązujących w danym programie. Następnie jest on rejestrowany we Wspólnym Sekretariacie Technicznym i poddawany ocenie formalnej i merytorycznej. Ocena projektów dokonywana jest na podstawie wspólnie wypracowanych i zatwierdzonych kryteriów. Następnie tworzona jest lista rankingowa projektów.
4. Podpisz umowę
Po wybraniu projektu do dofinansowania, partner wiodący podpisuje umowę z Instytucją Zarządzającą reprezentując wszystkich uczestników partnerstwa. W części programów umowa podpisywana jest w języku angielskim.
5. Realizuj projekt
Projekt należy realizować zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie oraz wytycznymi zawartymi w podręczniku programu.
W programach Europejskiej Współpracy Terytorialnej kwalifikowalne wydatki poniesione w trakcie realizacji projektu są zwracane na zasadzie refundacji, czyli beneficjent najpierw musi ponieść wydatek i udokumentować go (przedstawić dowód jego poniesienia), a dopiero potem otrzyma jego zwrot.
By otrzymać zwrot poniesionych w ramach projektu wydatków należy – w zależności od przyjętych w danym programie zasad – dołączyć raport z częściowej lub końcowej realizacji projektu, którego częścią jest Wniosek o płatność albo Wniosek o płatność oraz raport z częściowej lub końcowej realizacji projektu.
W przypadku programów współpracy transgranicznej realizowanych w ramach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa, partner wiodący składać będzie raporty z realizacji projektu (obejmujące część finansową) łącznie z Wnioskiem o zaliczkę/ płatność pośrednią/ raportem końcowym z realizacji projektu.
Dokładne terminy składania tego typu dokumentów tj. raportów i Wniosku o płatność określają dokumenty wdrożeniowe danego programu np. Podręcznik beneficjenta oraz Umowa o dofinansowanie, przy czym zalecane jest przedkładanie ich co najmniej raz na 3 miesiące, licząc od momentu podpisania Umowy o dofinansowanie.