System instytucjonalny

Komitet Monitorujący  

Komitety Monitorujące programy operacyjne są powoływane przez Ministra ds. rozwoju regionalnego (obecnie Minister Funduszy i Polityki Regionalnej). Pracom Komitetu Monitorującego przewodniczy przedstawiciel Ministra. Obsługę prac Komitetu Monitorującego zapewnia Sekretariat komitetu monitorującego utworzony przy właściwej instytucji zarządzającej PO bądź instytucji zarządzającej RPO. Komitet Monitorujący zbiera się w zależności od potrzeb, ale nie rzadziej jednak niż raz na pół roku. W skład Komitetu Monitorującego wchodzą:

• Przewodniczący Komitetu,
• przedstawiciel Instytucji Zarządzającej,
• przedstawiciel koordynatora NSRO,
• przedstawiciele ministerstw odpowiedzialnych za zakres działań realizowanych w ramach poszczególnych programów operacyjnych,
• przedstawiciel ministra finansów,
• przedstawiciel instytucji koordynującej proces lizboński w Polsce,
• przedstawiciel instytucji certyfikującej,
• przedstawiciele samorządów terytorialnych,
• przedstawiciele partnerów społeczno-gospodarczych,
• przedstawiciel instytucji ds. koordynacji strategicznej,
• przedstawiciel Prezesa Rady Ministrów.

Przedstawiciele Komisji Europejskiej, Europejskiego Banku Inwestycyjnego, Europejskiego Banku Odbudowy i Rozwoju oraz Europejskiego Funduszu Inwestycyjnego mogą brać udział w posiedzeniach Komitetów w roli doradców lub obserwatorów.

W posiedzeniach Komitetu Monitorującego mogą brać udział także inne osoby, które są zapraszane przez przewodniczącego. Uczestniczą one w obradach w charakterze obserwatorów.

Komitet Monitorujący może podjąć decyzję o powołaniu podkomitetu monitorującego dla wybranych osi priorytetowych, któremu deleguje część swoich zadań związanych z prowadzeniem monitoringu. Komitet może powoływać stałe grupy robocze w szczególności dla właściwej oceny złożonych wniosków oraz do monitorowania działań o charakterze horyzontalnym (takich jak równość szans, ochrona środowiska, społeczeństwo informacyjne). Może także korzystać z opinii niezależnych ekspertów lub usług innych instytucji. Szczegółowy skład i tryb pracy oraz zasady działania Komitetu Monitorującego określa Instytucja Zarządzająca. 

Do zadań Komitetu należy między innymi:

• rozpatrywanie i zatwierdzanie kryteriów wyboru projektów w ramach programu operacyjnego oraz zatwierdzanie ewentualnych zmian tych kryteriów,
• okresowe badanie postępu w zakresie osiągania celów programu, na podstawie dokumentów przedkładanych przez Instytucję Zarządzającą,
• analizowanie rezultatów realizacji programu oraz wyników oceny realizacji programu,
• analizowanie i zatwierdzanie sprawozdań rocznych i sprawozdania końcowego z wdrażania programu,
• zapoznawanie się z rocznymi raportami z kontroli programu oraz z komentarzami Komisji Europejskiej do tych raportów,
• przedkładanie Instytucji Zarządzającej propozycji zmian lub analiz programu operacyjnego ułatwiających realizację celów funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności,
• analizowanie i zatwierdzanie wszelkich propozycji zmian treści decyzji Komisji w sprawie wkładu funduszy.

Instytucja Zarządzająca 

Ministerstwo Rozwoju (obecnie Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej) pełniło funkcję Instytucji Zarządzającej dla programów:

• Europejskiej Współpracy Terytorialnej 2007-2017:
  • Polska–Słowacja
  • Polska–Brandenburgia
  • Południowy Bałtyk
• Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa 2007-2013: 
  • Polska–Białoruś–Ukraina
  • Polska–Litwa –Rosja

Instytucja Zarządzająca Programami Współpracy Terytorialnej ponosiła odpowiedzialność za zarządzanie, skuteczne i efektywne wdrażanie Programów oraz za przestrzeganie i stosowanie odpowiednich regulacji i zasad dotyczących implementacji programu. 

Funkcje IZ zostały określone w:

• Rozporządzeniu nr 1083/2006, w szczególności: art. 47,57, 60, 63, 66, 67, 69, 90;
• Rozporządzeniu nr 1080/2006, w szczególności: art. 14;
• Rozporządzeniu nr 1828/2006, w szczególności: art. 2-7, 9-10,13,14,19;
• Programach Operacyjnych.

Zgodnie z art. 60 Rozporządzenia nr 1083/2006 IZ była odpowiedzialna w szczególności za:

• Zapewnienie, że projekty są wybierane do dofinansowania zgodne z kryteriami mającymi zastosowanie do ww. programu oraz że spełniają one mające zastosowanie zasady wspólnotowe i krajowe przez cały okres ich realizacji;
• Zagwarantowanie istnienia informatycznego systemu rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla każdego projektu w ramach programu oraz zapewnienie właściwego gromadzenia danych, niezbędnych dla celów zarządzania finansowego, dotyczących realizacji, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny;
• Zapewnienie utrzymywania przez beneficjentów i inne jednostki zaangażowane w realizację projektów odrębnego systemu księgowego lub stosowania odpowiedniego kodu księgowego dla wszelkich transakcji związanych z projektem przy jednoczesnym pełnym przestrzeganiu obowiązujących przepisów krajowych w zakresie rachunkowości;
• Ewaluację programu zgodnie z art. 47 Rozporządzenia nr 1083/2006; 
• Ustanowienie procedur do zapewnienia, że wszelkie dokumenty dotyczące wydatków i audytów wymagane dla zapewnienia odpowiedniej ścieżki audytu, są przechowywane zgodnie z wymaganiami art. 90 Rozporządzenia nr 1083/2006; 
• Zapewnienie, że IC otrzymuje wszelkie niezbędne informacje o procedurach oraz weryfikacjach prowadzonych w odniesieniu do wydatków na potrzeby poświadczania;
• Przekazywanie KM dokumentacji wymaganej w celu umożliwienia monitorowania jakościowego realizacji programu w świetle jego szczegółowych celów; 
• Przedkładanie KE rocznych i końcowych sprawozdań z realizacji Programu;
• Zagwarantowanie przestrzegania wymogów w zakresie informacji i promocji ustanowionych w art. 69 Rozporządzenia nr 1083/2006 oraz uszczegółowionych w art. 2 – 7, 9-10 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (zwanego dalej Rozporządzeniem nr 1828/2006);

Wspólne Sekretariaty Techniczne 

Instytucja Zarządzająca, na podstawie art. 14 ust. 1 Rozporządzenia nr 1080/2006, po konsultacji z państwami członkowskimi objętymi działaniem PWT, powołała Wspólne Sekretariaty Techniczne, którym delegowała część swoich zadań. Zgodnie z art. 12 Rozporządzenia nr 1828/2006, powierzenie przez IZ wykonywania części zadań następowało w drodze formalnego porozumienia.

Zgodnie z powyższym Instytucja Zarządzająca zawarła 19 lutego 2008 r. pisemne porozumienie z Fundacją „Fundusz Współpracy”, które określało zakres powierzonych zadań oraz szczegółowo przedstawia obowiązki WST.   

Zadania Wspólnych Sekretariatów Technicznych zostały określone w umowach. Były to w szczególności: 

• Prowadzenie naborów wniosków o dofinansowanie projektu, w tym:
  • Przygotowanie we współpracy z IZ wzorów dokumentów dla beneficjentów PW (wytyczne, podręczniki, instrukcje do obowiązujących dokumentów);
  • Ogłoszenie naboru wniosków;
  • Przyjmowanie i rejestrowanie wniosków o dofinansowanie projektu;
  • Dokonywanie oceny formalnej oraz koordynacja i udział w ocenie merytorycznej wniosków o dofinansowanie projektu;
  • Kontraktowanie ekspertów zewnętrznych do oceny wniosków i organizowanie, w razie potrzeby, posiedzeń eksperckich;
  • Przygotowywanie listy rankingowej dla KS wraz z kartą informacyjną dla każdego projektu, zawierającą m.in. krótki opis projektu oraz streszczenie procedury oceny danego projektu;
  • Informowanie każdego z wnioskodawców o wynikach rozpatrzenia jego wniosku;
  • Zamieszczanie listy projektów zatwierdzonych do dofinansowania przez KS na stronie internetowej Programu.
• Zapewnienie obsługi technicznej prac KM i KS, w tym:
  • Przygotowywanie niezbędnych materiałów, dokumentów oraz ekspertyz na posiedzenia KM i KS
  • Sporządzanie zaproszeń, protokołów i innych dokumentów z posiedzeń;
  • Wdrażanie właściwych decyzji podjętych przez KM;
  • Wdrażanie właściwych decyzji podjętych przez KS, w tym przede wszystkim nadzorowanie procesu wypełniania warunków zaakceptowania wniosku o dofinansowanie w przypadku takiej decyzji KS;
  • Przeprowadzenie procedury obiegowej zgodnie z Regulaminem KM lub Regulaminem KS.
• Doradztwo dla wnioskodawców, w tym:
  • Zapewnienie funkcjonowania komórki obsługującej beneficjentów, której zadaniem jest udzielanie wszelkich informacji dotyczących zasad ubiegania się o dofinansowanie, kwalifikowalności kosztów, wniosków projektowych, procedur udzielania dofinansowania na projekt, a następnie udzielanie pomocy i wsparcia na każdym etapie realizacji projektu tj. zasad wdrażania projektu, dokonywania płatności, rozliczeń etc.;
  • Współpraca z PK i RPK. 
• Informacja i promocja programu, w tym:
  • Publikacja oraz kolportaż ulotek i materiałów informujących o programie;
  • Produkcja oraz dystrybucja materiałów promocyjnych program;
  • Organizowanie konferencji i seminariów skierowanych do potencjalnych oraz istniejących beneficjentów;
  • Organizowanie szkoleń i warsztatów dla beneficjentów;
  • Prowadzenie i aktualizowanie strony internetowej programu;
  • Rozpowszechnianie publikacji;
  • Współpraca z mediami w zakresie informowania o możliwości uzyskania pomocy w ramach programu;
  • Przygotowywanie, w konsultacji z RPK i PK, rocznego planu działań informacyjno – promocyjnych programu wraz z indykatywnym budżetem oraz przekazanie ww. planu do akceptacji IZ w określonych terminach;
  • Kontrolę nad wykorzystaniem wizerunku (logotypu) programu;
  • Używanie logo programu, emblematu Unii Europejskiej oraz informacji o dofinansowaniu z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w dokumentach, publikacjach, na konferencjach, seminariach, spotkaniach roboczych itp.;
• Wsparcie IZ w zadaniach związanych z monitoringiem programu, w tym:
  • Współpraca z IZ w procesie wdrożenia i wykorzystywanie KSI (SIMIK 07-13) do celów gromadzenia i przetwarzania danych dotyczących PWT;
  • Przygotowywanie analiz, zestawień i raportów bieżących oraz sprawozdań rocznych i końcowych z realizacji programu. Przekazywanie ww. dokumentów do IZ.
• Wsparcie IZ w zakresie wdrażania programu:
  • Przygotowywanie umów o dofinansowanie oraz ich wysyłanie w imieniu IZ do BW w celu ich podpisania, a następnie w miarę potrzeb aneksów do zawartych umów;
  • Koordynacja sieci kontrolerów I-go stopnia oraz wsparcie grupy audytorów;
  • Przekazywanie do IZ podpisanych umów o dofinansowanie / aneksów wraz z kompletem załączników po upewnieniu się, że zostały prawidłowo podpisane przez BW;
  • Weryfikacja pod względem formalnym i merytorycznym w oparciu o właściwe listy sprawdzające otrzymywanych od BW okresowych oraz końcowych Raportów z postępu realizacji projektu oraz przekazywanie zweryfikowanych Raportów do IZ.
• Przechowywanie wszelkich dokumentów związanych z realizacją projektów i programu, w szczególności dokumentów dotyczących wydatków i kontroli wymaganych dla zapewnienia odpowiedniej ścieżki audytu zgodnie z wymaganiami art. 90 Rozporządzenia nr 1083/2006 oraz zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 59 ust. 2 Rozporządzenia nr 1083/2006 Instytucja Zarządzająca ponosiła odpowiedzialność za wszystkie delegowane przez siebie zadania. Zawarte pomiędzy Instytucją Zarządzającą a Fundacją „Fundusz Współpracy” porozumienie określało kwestie dotyczące kontroli Instytucji Zarządzającej zadań delegowanych do Wspólnych Sekretariatów Technicznych. Zapewniono również, że komórki organizacyjne Fundacji „Fundusz Współpracy” pełniące funkcję Wspólnych Sekretariatów Technicznych będą merytorycznie niezależne od innych komórek realizujących zadania statutowe podmiotu czy też realizujących zadania wynikające z innych umów zawartych przez Fundację „Fundusz Współpracy”. 

Kontrolerzy Pierwszego Stopnia 

Funkcja Kontrolera pierwszego stopniabyła uregulowana następującymi aktami prawnymi:

• art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.7.2006 r.).
• Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (art. 58 określa ogólne zasady systemów zarządzania i kontroli, art. 59 wyszczególnia instytucje odpowiedzialne za realizację obowiązków w zakresie kontroli, art. 60 określa funkcje instytucji zarządzającej, w tym lit. a i lit. b w zakresie kontroli oraz art. 70 zobowiązuje Państwa Członkowskie do ustanowienia systemów zarządzania i kontroli zgodnie z art. 58-62 rozporządzenia).
• Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego i Funduszu Spójności oraz Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (art. 12 nakazuje sformalizowanie zlecania zadań Instytucji Pośredniczącej przez IZ, art. 13 określa obowiązki IZ w zakresie realizacji postanowień art. 60 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006).

Ponadto Wojewoda przeprowadzał kontrolę w szczególności zgodnie z:

• Programem Operacyjnym Europejskiej Współpracy Transgranicznej
• Podręcznikiem Programu
• Porozumieniem w sprawie ustanowienia Wojewody kontrolerem, o którym mowa w art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999,
• Krajowymi wytycznymi dotyczącymi kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013,
• Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego dotyczącymi kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach 2007-2013.
• Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kontroli pierwszego stopnia dla Programu Współpracy Transgranicznej
• Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego dotyczącymi informowania o nieprawidłowościach dla podmiotów zaangażowanych we wdrażanie programów EWT.
• Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2007 Nr 223 poz.1655 z późn. zmianami).
• Ustawą z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104 ze zmianami).
• Ustawą z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2006, Nr 227, poz. 1658 ze zmianami).
• Ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zmianami)
• Ustawą z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zmianami);
• Ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r., Nr 54, poz. 535 ze zmianami).
• Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013. 

Na podstawie zawartego Porozumienia Wojewodzie pełniącemu rolę Kontrolera pierwszego stopnia powierzone zostały następujące zadania:

• w ramach przeprowadzania procesu kontroli;
  • przeprowadzenie kontroli dokumentacji w siedzibie Wojewody oraz w formie kontroli na miejscu realizacji projektu, w zakresie weryfikacji dostarczenia towarów i usług stanowiących przedmiot dofinansowania zgodnie z zasadami określonymi we wspólnotowych i krajowych przepisach prawa, Programie Operacyjnym, Podręczniku Programu i Wytycznych  do kontroli,
  • potwierdzanie kwalifikowalności i zasadności wydatków zadeklarowanych dla działań lub ich części wdrażanych przez beneficjentów pochodzących z terytorium Polski jak również zgodności tych wydatków i związanych z nimi operacji lub ich części z przepisami wspólnotowymi i krajowymi,
  • sporządzanie informacji pokontrolnej z kontroli na miejscu realizacji projektu oraz formułownie ewentualnych zaleceń pokontrolnych,
  • wystawianie Certyfikatu kontroli pierwszego stopnia, dla beneficjentów pochodzących z obszaru działania Wojewody,
  • przeprowadzanie wizyt monitorujących na miejscu realizacji projektów,
  • sporządzanie rocznych planów kontroli na miejscu realizacji projektów oraz okresowych zestawień dotyczących przeprowadzenia kontroli na miejscu realizacji projektów,
  • udzielanie beneficjentom informacji związanych z przeprowadzaną kontrolą w zakresie dostępnym dla beneficjenta,
• w ramach współpracy z IZ;
  • informowanie Instytucji Zarządzającej o każdym przypadku zaistnienia nieprawidłowości zgodnie z Wytycznymi w zakresie informowania o niprawidłowościach, a  także udzielania Instytucji Zarządzającej informacji niezbędnych do celów statystycznych, monitoringu finansowego i badania efektywności Programu,
  • przygotowanie dla beneficjentów wskazówek dotyczących zasad rozliczenia wydatków w  ramach projektów, w oparciu o wymagania określone przez IZ oraz we współpracy z innymi kontrolerami działającymi na podstawie art. 16 Rozporządzenia 1080/2006 w ramach Programu,
  • współpraca przy organizacji szkoleń na temat kontroli pierwszego stopnia dla beneficjentów dotyczących rozliczenia projektu w zakresie kontroli pierwszego stopnia,
  • opiniowanie zmian dokumentów dotyczących projektu lub jego części na wniosek Instytucji Zarządzającej,
  • w realizacji jej obowiązków związanych z:
    • opracowywaniem, koordynowaniem i aktualizowaniem procedur kontroli finansowej
    • przygotowywaniem oraz aktualizowaniem dokumentów programowych oraz wytycznych krajowych
• w ramach współpracy z WST;
  • sporządzanie podsumowania kontroli przeprowadzonej na miejscu niezwłocznie pouzyskaniu ostatecznej  informacji pokontrolnej  i przesłania go do WST,
  • współpraca przy organizacji szkoleń na temat kontroli pierwszego stopnia dla beneficjentów dotyczących rozliczenia projektu w zakresie kontroli pierwszego stopnia,
• w ramach zapewnienia warunków kadrowych, technicznych i organizacyjnychdo wykonywania obowiązków;
  • zapewnienie właściwej struktury organizacyjnej z podziałem zadań pomiędzy stanowiska pracy zaangażowane w system wdrażania,
  • sporządzenie opisów stanowisk pracy,
  • przygotowanie i stosowanie własnych Instrukcji Wykonawczych opracowanych zgodnie z  wytycznymi Instytucji Zarządzającej
• w ramach poddania się kontroli;
  • poddanie się się audytowi zgodności, przeprowadzanemu przez Instytucję Audytową, zgodnie z art. 71 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 roku,
  • poddania się kontroli w zakresie prawidłowej realizacji jego obowiązków określonych w Porozumieniu, przeprowadzanej przez: 
    • Instytucję Zarządzającą lub upoważniony podmiot działającyw jej imieniu,
    • Instytucję Audytową lub upoważniony podmiot działającyw jej imieniu,
    • Instytucję certyfikującą lub upoważniony podmiot działającyw jej imieniu,
    • Inne podmioty uprawnione do jej przeprowadzenia
• w ramach innych obowiązków wynikających z zawartego z IZ Porozumienia itp.
  • uczestniczenia w spotkaniach i grupach roboczych związanych z kontrolą zarówno na poziomie krajowym jak i międzynarodowym

Kontrola I stopnia w Programie INTERREG IVC, Programie dla Europy Środkowej i Programie Region Morza Bałtyckiego

Zadaniem kontrolerów było zweryfikowanie, czy wydatki zgłoszone przez partnera wiodącego/partnera w każdym raporcie spełniają następujące warunki:

• poniesione koszty były kwalifikowalne,
• warunki wyznaczone przez program, zatwierdzone wnioski i umowy o dofinansowanie były przestrzegane,
• faktury i płatności były poprawnie rejestrowane i odpowiednio udokumentowane,
• czy działania rzeczywiście miały miejsce i czy kontraktowane towary i usługi zostały dostarczone,
• czy zasady wspólnotowe były respektowane zwłaszcza w odniesieniu do informacji, publikacji, zamówień publicznych, równych szans oraz ochrony środowiska.

Kontroler był odpowiedzialny za dobór metod i technik kontroli zgodnie z międzynarodowymi i krajowymi standardami audytu. Kontrolerzy musieli być zaznajomieni z treścią następujących dokumentów w celu zapewnienia możliwości potwierdzania zgodności z zawartymi tam przepisami:

• rozporządzenia i dyrektywy UE, w szczególności
  • rozporządzenie (WE) 1080/2006
  • rozporządzenie (WE) 1083/2006
  • rozporządzenie (WE) 1828/2006
  • dyrektywa (WE) 2004/18/EC (dotycząca zamówień publicznych)
• dalsze przepisy i wytyczne krajowe (np. prawo zamówień publicznych),
• podręcznik programu,
• umowa o dofinansowaniu,
• umowa partnerska.

Kontrolerzy musieli wziąć pod uwagę fakt, że w momencie podpisywania raportu z kontroli za dany okres sprawozdawczy, potwierdzali pełną kwotę kwalifikowanych wydatków. W celu uzyskania pewności, że wszystko jest w porządku, kontrolerzy powinni więc sprawdzać 100 proc. wydatków. Jedynie w szczególnie uzasadnionych wypadkach dozwolona była kontrola próby pod warunkiem, że metoda, dobór i rezultaty były w pełni udokumentowane i dostarczały odpowiednich dowodów umożliwiających poświadczenie całości wydatków.

Kontrolerzy musieli także sprawdzać, czy zgłoszone działania miały miejsce, zamówione towary, roboty i usługi zostały dostarczone lub były w trakcie realizacji. W związku z tym wymagane były kontrole na miejscu, które umożliwiały zdobycie wystarczających dowodów i pozwalały na wyrobienie sobie opinii na ten temat.

Dla polskich partnerów programu przewidziano dwie możliwości kontroli I stopnia:

Wszyscy polscy partnerzy projektów INTERREG IVC w ramach scentralizowanego systemu mogli korzystać z kontroli wydatków i ich potwierdzenia przez Centrum Projektów Europejskich:

Centrum Projektów Europejskich
ul. Domaniewska 39A
02-672 Warszawa
tel: + 48 22 378 31 00
fax: + 48 22 201 97 25
www.cpe.gov.pl 

Instytucja Certyfikująca 

Instytucja Certyfikująca to komórka organizacyjna utworzona przez Ministra ds. rozwoju regionalngo (obecnie Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej), odpowiedzialna za certyfikację wydatków ponoszonych w ramach funduszy europejskich. Była ona niezależna od Instytucji Zarządzających poszczególnymi programami operacyjnymi.

Następnie funkcje Instytucji Certyfikującej pełnił specjalnie w tym celu powołany departament w Ministerstwie - Departament Instytucji Certyfikującej.

Instytucja Certyfikująca odpowiadała w szczególności za:

• opracowanie i przedłożenie Komisji poświadczonych deklaracji wydatków i wniosków o płatność;
• poświadczanie, że deklaracja wydatków jest dokładna, wynika z wiarygodnych systemów księgowych i jest oparta na dokumentacji, którą można zweryfikować;
• poświadczenie, że zadeklarowane wydatki są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi oraz zostały poniesione w związku z projektami wybranymi do finansowania;
• zapewnienie, że otrzymała od Instytucji Zarządzającej odpowiednie informacje na temat procedur i weryfikacji wydatków;
• uwzględnianie wyników wszystkich audytów przeprowadzanych przez instytucję audytową lub na jej odpowiedzialność;
• utrzymywanie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków zadeklarowanych Komisji Europejskiej;
• uwzględnianie informacji o wykrytych nieprawidłowościach w programie operacyjnym;
• uwzględnianie wyników kontroli wydatków prowadzonych przez Instytucje Zarządzające;
• opiniowanie wydatków;
• przeprowadzanie w instytucjach zarządzających oraz instytucjach im podległych (lub ewentualnie u beneficjenta) wizyt sprawdzających.

Nadzór Instytucji Certyfikującej był zadaniem jednego z członków Kierownictwa Ministerstwa. Podlegał on bezpośrednio Ministrowi i podejmował w sposób niezależny decyzje dotyczące dokonywania lub wstrzymywania poświadczania deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność, które są kierowanie do Komisji Europejskiej.

Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji (IPOC)

W przypadku regionalnych programów operacyjnych Instytucja Certyfikująca przekazała na podstawie zawartego porozumienia część swoich obowiązków do Urzędów Wojewódzkich. Instytucje, które otrzymały takie uprawnienia to tzw. Instytucje Pośredniczące w Certyfikacji. 

Instytucja Audytowa 

Zgodnie z decyzją Państw Członkowskich uczestniczących w Programie wspólna Instytucja Audytowa była umiejscowiona w Polsce. Jej zadania wykonywał Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej, którego funkcje pełnił sekretarz lub podsekretarz stanu w polskim Ministerstwie Finansów. Zadania te były wykonywane za pośrednictwem jednostek organizacyjnych kontroli skarbowej podległych Generalnemu Inspektorowi Kontroli Skarbowej, tj. wyodrębnionej komórki organizacyjnej w MF (Departamentu Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej) oraz urzędów kontroli skarbowej umiejscowionych na poziomie województwa, w Warszawie, Szczecinie, Gdańsku i Olsztynie.

Instytucja Audytowa była odpowiedzialna za wykonywanie zadań opisanych w Rozporządzeniu nr 1083/2006. Do zadań tych należało w szczególności:

• zapewnienie prowadzenia audytów w celu weryfikacji skutecznego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli programu operacyjnego;
• zawnienie prowadzenia audytów operacji na podstawie stosownej próby w celu weryfikacji zadeklarowanych wydatków;
• przedstawienie KE strategii audytu w terminie dziewięciu miesięcy od zatwierdzenia programu operacyjnego, nie później niż 20 września 2008;
• przedstawianie KE sprawozdania z audytu zgodności w ciągu dwunastu miesięcy od zatwierdzenia programu, nie później niż 20 grudnia 2008;
• przedkładanie KE rocznego sprawozdania audytowego, przedstawiającego wyniki audytów przeprowadzonych w okresie poprzednich 12 miesięcy, zakończonych 30 czerwca danego roku, do 31 grudnia każdego roku w latach 2008 – 2015;
• przedkładanie KE do 31 grudnia każdego roku w latach 2008 – 2015 opinii, na podstawie kontroli i audytów przeprowadzonych na jej odpowiedzialność, w kwestii tego, czy, system zarządzania i kontroli funkcjonuje skutecznie, tak aby dawać racjonalne zapewnienie, że deklaracje wydatków przedstawione KE są prawidłowe, oraz aby dawać tym samym racjonalne zapewnienie, że transakcje będące ich podstawą są zgodne z prawem i prawidłowe;
• przedkładanie KE, w stosownych przypadkach zgodnie z art. 88, deklaracji częściowego zamknięcia zawierającej ocenę zgodności z prawem i prawidłowości danych wydatków;
• przedłożenie KE, nie później niż 31 marca 2017 r., deklaracji zamknięcia, zawierającej ocenę zasadności wniosku o wypłatę salda końcowego oraz zgodności z prawem i prawidłowości transakcji będących podstawą wydatków objętych końcową deklaracją wydatków, do której dołącza się końcowe sprawozdanie audytowe.

Rezultaty z audytów przeprowadzanych przez audytorów krajowych były raportowane do Instytucji Audytowej, która raportowała bezpośrednio do KE. Raporty audytowe były przekazywane równocześnie do Instytucji Zarządzającej i Certyfikującej.

Grupa Audytorów

Państwa uczestniczące w Programie nie zdecydowały, aby wyznaczona dla Programu Instytucja Audytowa była upoważniona do bezpośredniego wykonywania swoich zadań na terytorium wszystkich krajów uczestniczących w Programie. W związku z powyższym Instytucja Audytowa miała być wspierana przez Grupę Audytorów utworzoną zgodnie z art. 14(2) Rozporządzenia nr 1080/2006. Wszystkie Państwa Członkowskie wyznaczyły swoich przedstawicieli do Grupy, pracującej zgodnie z przyjętym Regulaminem (Rules of procedures). Grupa Audytorów była jedyną instytucją podporządkowaną Instytucji Audytowej.

Przeprowadzanie audytów na terenie własnego kraju pozostaje obowiązkiem każdego z Państw Członkowskich, uczestniczących w Programie. Każde Państwo Członkowskie wyznaczyło krajowych audytorów, którzy przeprowadzali audyt na ich terenie. Audytorzy ci byli reprezentowani przed Instytucją Audytową przez członków Grupy Audytorów, wyznaczonych przez każde państwo.

Audytorzy krajowi nie byli formalnie podporządkowani Instytucji Audytowej. Audytorzy ci przeprowadzali audyt zgodnie ze Strategią audytu, przyjętą dla Programu przez Grupę Audytorów. Ta ostatnia wspomagała IA w wykonywaniu jej zadań. W zakresie odpowiedzialności członków Grupy Audytorów pozostało raportowanie do IA i informowanie jej o rezultatach zadań audytowych przeprowadzonych na terenie ich własnego kraju oraz zapewnienie, że zadania audytowe wykonywane w poszczególnych Państwach Członkowskich realizowane były zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu. Członkowie Grupy byli zobowiązani do zapewnienia IA, że audyty w poszczególnych państwach przeprowadzane były zgodnie ze Strategią audytu. Rezultaty zadań audytowych przeprowadzonych na terenie poszczególnych Państw Członkowskich zostały wykorzystane przez IA do wypełnienia jej zobowiązań wobec KE.